Viele Schulen sind von Wahlzetteln auf ein Online-Formular umgestiegen, meist Microsoft Forms, manchmal ein anderes Formular-Tool. Die Wünsche landen dann in einer Excel-Tabelle, und dort wird verteilt. Das ist ein großer Fortschritt gegenüber Papier. Damit es wirklich Zeit spart, kommt es aber auf ein paar Details an.
1. Das Formular richtig aufbauen
Ein gutes Wahlformular ist kurz und lässt wenig Raum für Fehler. Bewährt hat sich dieser Aufbau:
- Name und Klasse als Pflichtfelder. Für die Klasse am besten eine Auswahlliste statt Freitext, sonst stehen dort hinterher „5a“, „5 a“ und „Klasse 5a“ nebeneinander. Wenn Ihre Schüler ein Schulkonto haben, lassen Sie das Formular nur angemeldet ausfüllen. Dann ist der Name schon dabei.
- Drei Auswahlfragen für Erst-, Zweit- und Drittwunsch, jeweils mit allen AGs als Optionen.
- Die Beschreibungen der AGs im Einleitungstext oder als Link, damit niemand nur nach dem Namen wählt.
- Ein klarer Zeitraum, nach dessen Ende das Formular keine Antworten mehr annimmt.
Sind einzelne AGs nur für bestimmte Stufen offen, brauchen Sie entweder ein eigenes Formular je Stufe oder eine Verzweigung nach der Klassenfrage. Beides funktioniert, macht das Formular aber schnell unübersichtlich.
Namen und Wünsche von Schülern sind personenbezogene Daten. Klären Sie mit Ihrer oder Ihrem schulischen Datenschutzbeauftragten, ob das Formular-Tool an Ihrer Schule dafür freigegeben ist.
2. Typische Probleme mit Formularen
Formulare sind für Umfragen gebaut, nicht für Wahlen mit Plätzen. Das merkt man an diesen Stellen:
- Dieselbe AG mehrfach: Die drei Fragen wissen nichts voneinander. Wer als Erst-, Zweit- und Drittwunsch dreimal „Fußball“ wählt, hat im Grunde nur einen Wunsch abgegeben.
- Doppelte Abgaben: Ohne Anmeldung kann jede Person mehrfach abstimmen, oder Freunde füllen das Formular füreinander aus.
- Wer fehlt? Das Formular zeigt nur, wer abgestimmt hat. Wer fehlt, sehen Sie erst nach einem Abgleich mit der Klassenliste.
- Keine Plätze: Das Formular weiß nicht, dass Robotik nur acht Plätze hat. Die Überbuchung sehen Sie erst in der Auswertung.
3. Auswerten und verteilen in Excel
Nach dem Export haben Sie eine Tabelle mit einer Zeile je Schüler und den drei Wünschen in eigenen Spalten. So gehen Sie vor:
- Aufräumen: Doppelte Abgaben entfernen, Klassen vereinheitlichen, Fehlende mit der Klassenliste abgleichen.
- Nachfrage zählen: Wie oft wurde jede AG als Erstwunsch gewählt? Wenn die Erstwünsche in Spalte D stehen, zählt =ZÄHLENWENN(D:D;"Robotik") die Erstwünsche für Robotik. Diese Zahl stellen Sie den Plätzen gegenüber.
- Erstwünsche vergeben: AGs mit genug Plätzen bekommen alle, die sie als Erstwunsch gewählt haben.
- Überbuchte AGs entscheiden: Hier wird meist gelost. Wer verliert, rutscht zu seinem Zweitwunsch, sofern dort noch Platz ist.
- Weiter mit Zweit- und Drittwunsch, bis alle untergebracht sind. Wer dann noch übrig ist, wird von Hand auf freie Plätze verteilt.
Bei einer Stufe mit 30 Schülern und fünf AGs ist das in einer halben Stunde erledigt. Bei mehreren hundert Schülern und zehn oder mehr AGs wird daraus schnell ein ganzer Nachmittag, besonders wenn einzelne AGs nur für bestimmte Stufen offen sind.
4. Wo die Grenzen liegen
Das größere Problem ist nicht der Aufwand, sondern das Ergebnis. Wer Schritt für Schritt nach Erstwünschen verteilt, trifft früh Entscheidungen, die später Plätze blockieren. Ein kleines Beispiel mit drei Schülern und drei AGs mit je einem Platz:
| Schüler | 1. Wunsch | 2. Wunsch | 3. Wunsch |
|---|---|---|---|
| Anna | Robotik | Chor | Schach |
| Ben | Robotik | Schach | Chor |
| Cem | Chor | Robotik | Schach |
Robotik ist doppelt gewählt, also wird zwischen Anna und Ben gelost. Cem bekommt den Chor als Erstwunsch. Und dann:
- Ben gewinnt das Los: Anna will als Zweites in den Chor, der ist schon voll. Sie bekommt Schach, ihren Drittwunsch.
- Anna gewinnt das Los: Ben bekommt Schach, seinen Zweitwunsch.
Beide Ergebnisse sehen auf den ersten Blick ähnlich aus, sind aber unterschiedlich gut: Im ersten Fall bekommt jemand nur seinen Drittwunsch, im zweiten nicht. Welcher Fall eintritt, entscheidet allein das Los. Bei drei Schülern sieht man das noch. Bei 300 Schülern und zwölf AGs passiert es dutzendfach, ohne dass es jemand bemerkt.
Wer nacheinander verteilt, schaut immer nur auf den nächsten Schritt. Eine gute Verteilung muss aber alle Wünsche gleichzeitig betrachten. Das ist von Hand bei vielen Schülern praktisch nicht machbar, für ein Programm aber eine Sache von Sekunden. Wie man dabei „fair“ festlegt, erklärt der Artikel Faire Zuteilung nach Erst-, Zweit- und Drittwunsch.
5. Wann sich eine Software lohnt
Ehrlich gesagt: Nicht jede Schule braucht dafür eine eigene Software. Bei wenigen AGs mit genug Plätzen ist ein gut gebautes Formular völlig ausreichend. Eine Software lohnt sich, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Es wählen deutlich mehr als 100 Schülerinnen und Schüler.
- Einzelne AGs sind regelmäßig stark überbucht.
- Manche AGs sind nur für bestimmte Stufen offen.
- Die Wahl findet jedes Halbjahr statt, dazu vielleicht noch eine Projektwoche.
- Sie möchten Eltern und Schülern nachvollziehbar zeigen können, wie verteilt wurde.
Schülerwahl.com löst genau die Punkte, an denen Formular und Excel an ihre Grenzen kommen: Jede AG kann nur einmal gewählt werden, jeder Schüler hat eigene Zugangsdaten, Sie sehen jederzeit, wer noch fehlt, und die Plätze sind von Anfang an hinterlegt. Die Verteilung berechnet Schülerwahl mit einem Klick, das Ergebnis exportieren Sie wieder als Excel-Datei.